Anticiper les temps forts de l'année

La gestion de personnel comporte de nombreuses “ procédures saisonnières ” en partie liées au calendrier des instances paritaires siégeant au CDG 35. En effet, certaines décisions nécessitent des avis préalables ou s'inscrivent dans des cycles budgétaires qui ne se présentent qu'une fois par an.
Pour faciliter l'exercice délicat du rôle d'élu-employeur, il est important de ne pas être pris de court dans les délais et les arbitrages. L'aide-mémoire ci-après, à la manière d'un almanach, récapitule les principales échéances de l'autorité territoriale sur une année.
La liste des activités n'est pas exhaustive car, par définition, les événements heureux ou douloureux de GRH ne sont pas tous prévisibles (maternités, absences, départs...). Raison de plus pour anticiper les temps forts de l'année de l'employeur territorial !

Janvier

Le début de l'année est traditionnellement marqué par les cérémonies des vœux. Au-delà du caractère rituel, c'est souvent la seule occasion pour rassembler l'ensemble du personnel souvent éclaté sur différents sites et réuni par services le reste du temps. Cette rencontre dégage de la solidarité et de la convivialité : veiller à ce que chacun soit invité et éviter si possible que du personnel soit requis pour le service. Il est ainsi important de témoigner de la reconnaissance aux équipes en saluant les temps forts de l'année écoulée. Elles seront aussi mobilisées sur les échéances à venir.

L'énoncé d'objectifs communs et d'une stratégie partagée est de nature à donner du sens à l'action, à conforter le sentiment d'appartenance et à cultiver la qualité de service. Ainsi, réserver quelques effets d'annonce pour le personnel entretient la nécessaire relation de confiance entre les élus et les agents de la même “ collectivité ”. A défaut, devoir deviner les priorités d'actions ou découvrir dans la presse les orientations concernant son activité peut nuire à la cohésion de l'ensemble.

Par ailleurs, le retour des fiches de notation et des compte-rendus d'entretien professionnel est attendu  au CDG fin janvier de l'année N+1. Une étude des révisions de notation/évaluation a lieu aux séances des commissions administratives paritaires de mars N+1.

Février – Mars

La préparation budgétaire est une phase intense de recueil d'information, de planification et d'arbitrages. En matière de ressources humaines, cela passe par une réflexion sur l'actualisation du tableau des effectifs, les opportunités de déroulements de carrière et les possibilités d'évolutions du régime indemnitaire et des avantages sociaux. Il s'agit de récapituler toutes les incidences financières des ajustements annuels des ressources humaines.
> Consultez la rubrique “ Le pilotage de la masse salariale”.

L'un des principaux facteurs d'évolution de la masse salariale est souvent désigné par l'appellation glissement vieillesse-technicité (GVT) qui recouvre l'augmentation éventuelle du point d'indice et les avancements d'échelon et de grade. Les premiers constituent la progression au sein d'un grade (l'avancement au maximum du temps prévu par les statuts est un droit pour l'agent ; au minimum du temps, il est lié au mérite et à l'appréciation de l'employeur). Les seconds permettent la progression de carrière au sein d'un cadre d'emplois (ex : passage de 2e classe à 1ère classe). L' avancement de grade ne constitue pas un droit et est à l'appréciation discrétionnaire de l'autorité territoriale.

Début janvier, des tableaux de propositions d'avancement d'échelon et de grade sont adressés par le CDG aux employeurs territoriaux. Ces tableaux sont à compléter et à renvoyer courant février pour un examen aux séances des commissions administratives paritaires de mars.
> Consultez la rubrique “ L'avancement d'échelon ”.
> Consultez la rubrique  “ L'avancement de grade ”.

Attention : les possibilités d'avancement de grade doivent respecter les ratios des agents promouvables décidés par chaque collectivité et parfois des quotas. Il est donc nécessaire de vérifier si la délibération est en conformité aux avancements de grade prévus et sinon saisir le Comité technique préalablement à une nouvelle délibération.
D'autres situations statutaires devront être traitées par l'autorité territoriale tout au long de l'année (demande de disponibilité, de détachement, mise à disposition...), elles requièrent l'avis préalable de la commission administrative paritaire.

Avril - mai

Après le vote du budget, à l'arrivée des beaux jours, beaucoup de nouveaux projets sont impulsés. Il convient d'y associer les agents et d'intégrer les conditions de travail à la réflexion. Les équipements individuels et collectifs sont des leviers importants d'efficacité à condition d'être ajustés aux besoins des équipes et d'intégrer en amont les préoccupations de trajets, de durabilité et d'ergonomie.
Les habitudes de travail doivent également être périodiquement requestionnées afin d'entretenir une grande vigilance en matière de sécurité. L'assistant de prévention interne à la collectivité et le conseiller en prévention du CDG doivent être régulièrement consultés pour vérifier la conformité des lieux de travail au vu des évolutions réglementaires.
> Consultez la rubrique “ La prévention des risques professionnels "

Juin – juillet – août

Les permanences estivales doivent être planifiées de bonne heure. Le recours aux missions temporaires du CDG pour assurer des plages d'ouvertures de la mairie, par exemple, doivent être anticipées dès début juin afin de comptabiliser les itinérants à affecter à ce type de missions et prévoir les répartitions entre collectivités pour combiner au mieux les emplois du temps. Un formulaire de demande de remplacement d'été est donc à retourner au CDG.

A la fin du premier semestre, la rentrée scolaire doit déjà être préparée. Des travaux sont programmés avec les équipes techniques dans les écoles tandis que les plannings des services enfance-jeunesse sont établis. Selon les modalités d'annualisation du temps de travail des personnels scolaires et péri-scolaires, les effectifs et horaires pourront être recalculés.
Cependant, la mise en place du dispositif compte épargne-temps, la modification dans l'organisation de travail (changement dans l'organigramme, modification du temps de travail, suppression de poste, transfert de personnel...) requièrent l'avis préalable du comité technique.

D'autres situations ne répondent pas à un calendrier particulier et peuvent intervenir à tout moment de l'année néanmoins. Elles doivent être anticipées pour que l'avis préalable du CTP puisse être requis.
> Consultez la rubrique “ Le Comité technique ”

Septembre - octobre

La rentrée des scolaires est aussi celle des futurs territoriaux : avez-vous pensé à accueillir un stagiaire de licence professionnelle ou de Prémicol (Préparation aux missions des collectivités), afin  de contribuer à la qualité des futurs recrutements définitifs ou temporaires ? Dans certains cas, un dossier d'étude pourra être confié au stagiaire qui pourra également aviser son tuteur des dernières évolutions réglementaires.

Les dossiers de promotion interne sont à constituer par l'employeur à partir du mois de septembre (attention à la date limite de dépôt, souvent début novembre). Il s'agit de solliciter auprès de la commission paritaire concernée (A, B ou C) la possibilité de faire accéder un agent à un cadre d'emplois supérieur sans avoir à passer de concours. Le nombre de poste étant limité et le plus souvent conditionné par l'obtention d'un examen professionnel, l'argumentation du dossier doit être soignée après étude des conditions et critères mentionnés dans la note d'information annuelle consacrée à cette procédure.
> Consultez la rubrique “ La promotion interne ”

La vérification et l'instruction des dossiers par le CDG sont effectués à l'automne pour des sélections par les commissions paritaires de janvier.

Novembre - décembre

A la fin de l'année, un temps privilégié de rencontre entre l'employeur ou son représentant et chaque agent doit être organisé : l'entretien d'évaluation est l'occasion un fois par an d'établir un bilan de l'année passée et de fixer les objectifs pour l'année à venir. Il pourra en résulter des modifications de poste, des ajustements de moyens de travail et la programmation des formations pour l'année à venir. Cette période est propice à l'examen des perspectives d'évolution de carrière de son personnel.

Courant septembre, les fiches de notation sont adressées aux employeurs territoriaux. Deux procédures sont proposées au choix : la notation du personnel ou l'expérimentation de l'entretien professionnel.  Des modèles et guides sont disponibles sur le site internet.
> Consultez la rubrique " Le dispositif d'évaluation "